De inhoud van een arbeidsrelatie wordt niet enkel bepaald door de arbeidsovereenkomst maar wordt mede vormgegeven door personeelsbeleid, zoals neergelegd in een personeelshandboek en/of gedragscodes. Het is opmerkelijk om te zien hoeveel werkgevers van de mogelijkheid een personeelsbeleid op te stellen geen gebruik maken; een gemiste kans.

Het personeelshandboek; ondergewaardeerd en onvoldoende benut?

Een goed beleid neergelegd in een personeelshandboek maakt duidelijk welke gedragingen wél en juist niet van werknemers worden verlangd. Het handboek heeft in die zin zowel een preventieve als een schade-beperkende werking: aan de ene kant worden ongewenste gedragingen en situaties voorkomen doordat werknemers weten wat van hun verwacht wordt, aan de andere kant worden onverhoopte problemen snel weer opgelost doordat het handboek duidelijk is over de gevolgen van onacceptabel gedrag.

Waarover is beleid wenselijk?

Beleid omtrent onderwerpen zoals:

  • roken op de werkvloer;
  • alcohol- en drugsgebruik op de werkvloer, alsmede het gebruik in privétijd (voor zover dat van invloed kan zijn op het werk);
  • het gebruik van telefoons en social media onder werktijd;
  • uitlatingen en gedragingen op het internet en social media (in privétijd);
  • (verborgen) cameratoezicht op de werkvloer;
  • (aanvullende) voorschriften bij ziekte;
  • ongewenst gedrag en seksuele intimidatie;
  • diefstal en verduistering (van goederen met geringe waarde).

Het handboek in de rechtspraak: enkele praktijkvoorbeelden

  • uit een drugstest blijkt dat een serveerster in een hotel in haar vrije weekend cocaïne heeft gebruikt;
  • een beveiligingsmedewerker plaatst racistische uitlatingen op zijn Facebookaccount;
  • een vakkenvuller neemt uit het schap van de supermarkt een pak Optimel (dat over de datum is) mee na zijn dienst;

In elk van de bovenstaande voorbeelden zocht (en vond) de rechter aansluiting bij specifiek bedrijfsbeleid en werd – door de werkgever in een handboek opgenomen – beleid als belangrijke voorwaarde bevonden voor de geldigheid van een ontslag:

het hotel waar de serveerster werkte hanteerde een streng antidrugsbeleid om hun reputatie te beschermen. Ook het drugsgebruik in de vrije tijd was niet toegestaan. Het ontslag op staande voet werd door de Hoge Raad in stand gehouden:

“Het spreekt voor zich dat Hyatt belang heeft bij een streng drugsbeleid. Zij heeft immers haar goede naam hoog te houden. Een hotel als Hyatt is voor een goed imago met name afhankelijk van haar presentatie. Een immer correct gedrag van haar werknemers vormt daar een belangrijk onderdeel van. Het is bekend dat gedrag negatief beïnvloed kan worden door het gebruik van drugs. Gelet op de belangen van Hyatt acht het Hof een streng anti-drugsbeleid als door Hyatt gevoerd dan ook gerechtvaardigd.”
Vindplaats: ECLI:NL:HR:2007:BA5802

Bij de racistische beveiligingsmedewerker werd de werkgever juist afgerekend op het ontbreken van beleid omtrent uitlatingen op social media:

“Nu de uitlatingen weliswaar deels onder werktijd geplaatst zijn op social media, maar niet rechtstreeks gericht waren tot bepaalde collega’s en klanten op de werkvloer, een social media code ontbreekt (…), is de kantonrechter van oordeel dat geen sprake is van een dringende reden (…) om de arbeidsovereenkomst te beëindigen.”
Vindplaats: ECLI:NL:RBLIM:2015:2660

Tot slot had de rechter weinig medelijden met de vakkenvuller die dacht weg te komen met het meenemen van een pakje Optimel:

“[de supermarkt] heeft gewezen op het strikte beleid dat zij dient te voeren (…) [de supermarkt] kon daarmee niet anders meer, dan overgaan tot ontslag op staande voet. Naar het oordeel van de kantonrechter is de onmiddellijke beëindiging van de dienstbetrekking door [de supermarkt] in de gegeven omstandigheden gerechtvaardigd geweest. [de supermarkt] heeft onweersproken gesteld dat zij als detailhandelorganisatie met een sterk verhoogd diefstalrisico te maken heeft en (…) genoodzaakt is met strikte procedureregels te werken. Dit strikte beleid is geformuleerd in het bedrijfsreglement waarvan [verzoekster] heeft erkend dat zij daarmee bekend was.”
Vindplaats: ECLI:NL:RBAMS:2017:905

Aandachtspunten bij het opstellen van het personeelshandboek

Om de toets van de rechter te kunnen doorstaan moet in ieder geval worden opgenomen in het beleid:

  • wat wordt gedefinieerd onder een bepaalde gedraging (wat wordt verstaan onder “diefstal”?);
  • waarom heeft de werkgever er belang bij dat dergelijke gedragingen worden voorkomen (bijvoorbeeld: winkels lopen meer diefstalrisico, machinewerkers kunnen in gevaar komen wanneer zij onder invloed werken, etc.);
  • welke mogelijke sancties kunnen volgen op ongewenst gedrag (zijn er gradaties? Bijvoorbeeld: eerst een waarschuwing, bij de tweede keer schorsing, de derde keer ontslag).

Het beleid moet niet alleen duidelijk, maar ook kenbaar zijn. Werknemers moeten erop worden gewezen; het moet hen duidelijk zijn dat aan het beleid (en de naleving daarvan) belang wordt gehecht. Tip: reik het beleid uit aan elke werknemer die een nieuw (of verlengd) contract krijgt en stuur het beleid eens per zes maanden in een groepsmail door aan alle werknemers.

Meer informatie
Onze Vakgroep Arbeidsrecht adviseert en ondersteunt werkgevers bij het opstellen, verbeteren en toetsen van arbeidsregelingen, personeelshandboeken en/of gedragscodes.

Wilt u advies of heeft u ondersteuning nodig? Neem dan rechtstreeks contact op met Jillian van Damme, advocaat Arbeidsrecht. Mail hiervoor naar: vandamme@honoreadvocaten.nl, of bel: 030 214 51 50.